Okręgowa Izba Aptekarska w Łodzi na swojej stronie internetowej (http://www.oia.lodz.pl) udostępniła opracowanie przygotowane przez adw. Agnieszkę Rychlicką. Przypomina ona, jak długo poszczególne dokumenty powstające i gromadzone przez aptekę powinny być przechowywane:
Szereg przepisów prawnych reguluje tryb postępowania dotyczący gromadzenia i przechowywania przez podmioty gospodarcze dokumentacji. Ze względu na ich mnogość i różnorodność wynikającą ze specyfiki działania podmiotów, niniejsze opracowanie omawia typowe, występujące nieomalże we wszystkich podmiotach prowadzących apteki ogólnodostępne – dokumenty i wskazuje ich okres przechowywania.
1. Akta dotyczące podmiotu: związane np. z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy – tzw. akta o wartości historycznej, przechowywane są w podmiocie (a po jego likwidacji przekazane do archiwum państwowego) – wieczyście.
2. Dokumentacja pracownicza:
- akta osobowe pracownika przez okres zatrudnienia u pracodawcy a po jego zakończeniu przez okres 50 lat (art. 51 u ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 217)
- listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, stanowiące podstawę wymiaru renty bądź emerytury – okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy (ustawa z dnia 17.12.1998r. t.j. Dz.U z 2017r. poz. 1383 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych)
3. Dokumentacja ZUS:
- dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej/pracownika/i płatnika – okres przechowywania 5 lat. (ustawa jak w pkt 2 b)
- listy płac, karty wynagrodzeń – patrz pkt 2 b
- kopie dokumentów rozliczeniowych z ZUS okres przechowywania – 5 lat od daty ich przekazania do ZUS.
4. Dokumentacja podatkowa- księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych (np. rejestr VAT, rejestr środków trwałych) i inne związane z nimi dokumenty – okres przechowywania 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342 oraz ustawa z dnia 29.08.1997r. ordynacja podatkowa t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 201).
Należy jednak pamiętać, iż wyżej wskazany okres 5 letni może ulec zmianie ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego np. wydanie decyzji w sprawie wymiaru podatku (Podstawa prawna – ustawa o ordynacji podatkowej pkt 4)
4. Dokumentacja rachunkowa: (art. 74 ustawy z dnia 29.09.1994r.o rachunkowości – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342)
- roczne zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu (przez czas istnienia podmiotu a następnie przekazane do archiwum)
- księgi rachunkowe – 5 lat
6. Recepty lekarskie oraz wystawiane na ich podstawie odpisy recept – 5 lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym:
- nastąpiła refundacja w przypadku recept na leki refundowane, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywnościowego, wyroby medyczne;
- zostały zrealizowane – w przypadku innych recept.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 marca 2012r. w spr. recept lekarskich t.j. Dz.U. z 2016r. poz. 62 z późn. zm.
7. Umowy na wydawanie refundowanych leków zawierane z NFZ – okres przechowywania przez czas obowiązywania umowy i następnie przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym umowa przestała obowiązywać.
źródło: Okręgowa Izba Aptekarska w Łodzi
